اسناد شرکتی

اسناد شرکتی، مجموعه‌ای از سند‌های رسمی هستند که شرکت برای ثبت نام و شروع فعالیت خود به آن‌ها نیاز دارد. این اسناد شامل موارد زیر می‌شوند:

1. آگهی تاسیس شرکت: یک آگهی روزنامه‌ای است که شرکت برای اعلام تاسیس خود در آن ثبت می‌کند.

2. موضوع تاسیس: در این بخش، اهداف و فعالیت‌های شرکت به طور کامل توضیح داده می‌شود.

3. پرونده تاسیس: شامل مدارک و اسناد لازم برای ثبت نام شرکت است.

4. آخرین تغییرات شرکت: اسناد و مدارکی که نشان‌دهنده تغییرات اخیر در شرکت می‌باشند، از جمله تغییرات در نام شرکت، سرمایه شرکت و نام مدیران.

5. قراردادهای شرکت: شامل قراردادهای مختلفی مانند قراردادهای اجاره، قراردادهای فروش و قراردادهای خدمات است.

6. صورت جلسات هیئت مدیره و مجمع عمومی: شامل صورت جلسات مجمع عمومی سالیانه، جلسات هیئت مدیره و سایر جلسات شرکت است.

7. شواهد سهام: اسنادی که نشان‌دهنده تعداد سهام و حقوق صاحبان آن‌ها در شرکت هستند.

8. صورت سود و زیان: گزارشی که شرکت درباره سود و زیان خود در سال گذشته تهیه می‌کند.

تمام این اسناد در قالب یک پرونده شرکتی نگهداری می‌شوند و برای هر گونه تغییر در شرکت، از جمله تغییرات در سرمایه و مدیریت، به‌روزرسانی می‌شوند

1- اگهی تاسیس

آگهی تاسیس شرکت یکی از اسناد مهم در فرآیند ثبت شرکت است که برای اطلاع رسانی به مراجع ذی‌صلاح و جلب توجه عمومی منتشر می‌شود. این آگهی حاوی اطلاعاتی درباره نام و نام‌خانوادگی موسسین، نوع شرکت، مقر شرکت، سرمایه شرکت و همچنین منشور شرکت است.

در این آگهی باید اطلاعات زیر نیز ذکر شود:

• تاریخ تاسیس شرکت
• نام دفتر ثبت شرکت و شماره ثبت آن
• تاریخ صدور گواهینامه تأسیس شرکت
• شماره گواهینامه تأسیس شرکت
• میزان سهام هر یک از موسسین

آگهی تاسیس شرکت معمولاً در روزنامه‌های رسمی منتشر می‌شود و هزینه‌ی انتشار آن به عهده شرکت است. این آگهی همچنین در سایت اداره ثبت شرکت‌ها نیز قابل مشاهده است

2- موضوع تاسیس

اسیس به معنای تأسیس و تأسیس یک شرکت به معنای ایجاد و تشکیل یک واحد اقتصادی است. در فرآیند تاسیس یک شرکت، مجموعه‌ای از مراحل برای ثبت و رسمی کردن شرکت انجام می‌شود که در نهایت منجر به صدور مجوزهای لازم برای شروع فعالیت تجاری شرکت می‌شود.

مراحل تاسیس یک شرکت عبارتند از:

1. برنامه‌ریزی و طراحی شرکت: در این مرحله باید نوع شرکت را تعیین کرد و با توجه به قوانین و مقررات مربوط به هر نوع شرکت، برای ثبت شرکت باید مدارک و اسناد مورد نیاز را جمع‌آوری کرد.

2. انتخاب نام شرکت: نام شرکت باید به گونه‌ای باشد که نشان‌دهنده نوع فعالیت شرکت و مشخصات آن باشد. این نام باید با قوانین و مقررات رسمی سازمان ثبت شرکت‌ها سازگاری داشته باشد.

3. ثبت شرکت: پس از انتخاب نام، باید فرم‌های ثبت شرکت را پر کرده و به همراه مدارک و اسناد مورد نیاز به سازمان ثبت شرکت‌ها ارسال کرد. پس از بررسی مدارک و اسناد، شرکت ثبت خواهد شد و مجوزهای لازم برای شروع فعالیت تجاری صادر خواهد شد.

4. تهیه اساسنامه: اساسنامه به معنای سندی است که حاوی قوانین و مقرراتی است که مدیران و سهامداران شرکت باید طبق آن عمل کنند. این سند حاوی نام و مشخصات سهامداران، سرمایه شرکت، نحوه اداره شرکت و دیگر مسائل مربوط به عملکرد شرکت است.

3- پرنده تاسیس

4- تغییرات شرکت

تغییرات شرکت می‌تواند به دلایل مختلفی ایجاد شود، مانند تغییرات در مدیریت، افزایش سرمایه، تغییر نام شرکت، اضافه شدن فعالیت‌های جدید و غیره. برای اعمال تغییرات در شرکت، باید مستندات و اسناد مربوط به شرکت را بروزرسانی کرد. به عنوان مثال، در صورت تغییر نام شرکت، باید از طریق اداره ثبت شرکت، تغییرات لازم را اعمال کرد. همچنین در صورت اضافه شدن فعالیت‌های جدید به شرکت، باید موارد مرتبط با بخش‌های مالی، مالیاتی، حقوقی و ... نیز بروزرسانی شوند. بنابراین، برای اجرای تغییرات لازم در شرکت، باید با دقت و با توجه به قوانین و مقررات مربوطه عمل کرد.

تغییرات شرکت برای انواع مختلف شرکت‌ها ممکن است متفاوت باشد. برای مثال، در شرکت سهامی عام، تغییرات شرکت شامل تغییرات در مجمع عمومی، هیئت مدیره، و تعداد سهامداران است. اما در شرکت‌های تضامنی، تغییرات شامل تغییرات در اعضای شرکت، محل دفتر شرکت و اساسنامه شرکت است. لذا، قبل از هرگونه تغییر در شرکت، بهتر است با مشاوران حقوقی یا مالی مشورت کنید و تغییرات مورد نیاز خود را بررسی کنید

5- قرارداد های شرکت

قراردادهای شرکتی به عنوان توافق نامه های حقوقی بین اعضای شرکت و یا بین شرکت و سایر افراد یا شرکت ها، حاوی شرایط و قوانین مربوط به انواع مختلف تعاملات و فعالیت های شرکت می باشند.

این قراردادها ممکن است شامل مواردی مانند شرایط و ضوابط عضویت در شرکت، تعارض منافع، حقوق و وظایف اعضای شرکت، تقسیم سود و زیان، مدیریت و نحوه تصمیم گیری، حقوق مالکیت صندوق و سهام، قوانین مربوط به صدور سهام و تبدیل آن ها و ... باشند.

قراردادهای شرکتی می توانند در هر زمان توسط اعضای شرکت با توافق همه طرفین به صورت کتبی تغییر کنند و به طور کلی به منظور جلوگیری از بروز مشکلات و اختلافات بین اعضای شرکت و همچنین اطمینان از حفظ حقوق و منافع تمامی اعضای شرکت بسیار حائز اهمیت می باشند

6- صورت جلسات هیئت مدیره و مجمع عمومی

صورت جلسات هیئت مدیره و مجمع عمومی، گزارشی است که در هر جلسه باید تهیه و به ثبت رسانده شود. در این گزارش، مواردی که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار گرفته، تصمیمات گرفته شده و تصمیماتی که به تعویق افتاده‌اند به صورت کامل ذکر می‌شود.

در صورت جلسات هیئت مدیره، موضوعاتی که مورد بررسی قرار گرفته، شامل بررسی عملکرد شرکت، تصویب بودجه، برنامه‌ریزی‌های آینده، تعیین مدیرعامل و سایر موارد مربوط به مدیریت شرکت می‌باشد.

در صورت جلسات مجمع عمومی نیز، موضوعاتی مربوط به تصمیم‌گیری در مورد شرکت بررسی می‌شود. این موضوعات شامل تصویب صورت‌های مالی، انتخاب هیئت مدیره، تصویب تغییرات آماری، تصویب قوانین داخلی و سایر موارد مربوط به تصمیم‌گیری‌های مهم شرکت است.

به طور کلی، صورت جلسات هیئت مدیره و مجمع عمومی از اهمیت بالایی برخوردارند و این گزارشات باید به دقت و با رعایت قوانین و مقررات، تهیه و به ثبت رسانده شوند

7- شواهد سهام

شواهد سهم (Stock Certificates)، مدارکی هستند که نشان دهنده مالکیت سهام یک شرکت است. این شواهد در واقع به عنوان یک ابزار برای تامین منابع مالی شرکت استفاده می‌شوند. هر سهامداری که سهمی از شرکت دارد، یک شواهد سهم نیز در اختیار دارد که به نوعی بیانگر سهم او در شرکت است.

از مزایای استفاده از شواهد سهم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شواهد سهم می‌توانند به عنوان ابزاری برای جذب منابع مالی از سرمایه‌گذاران مختلف به کار گرفته شوند.

• در شرکت‌های عمومی، شواهد سهم به عنوان معیاری برای اندازه‌گیری ارزش شرکت و میزان سهم هر سهامدار در شرکت استفاده می‌شوند.

• با توجه به اینکه شواهد سهم به صورت منفصل از دارایی‌های شرکت قابل خرید و فروش هستند، این امکان وجود دارد که سهامداران خود را از طریق فروش شواهد سهم، از مالکیت سهام شرکت خارج کنند.

از معایب استفاده از شواهد سهم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شواهد سهم ممکن است به دلیل سرقت، از دست رفتن یا آسیب دیدن، سهمداران را به خطر بیاندازند.

• استفاده از شواهد سهم برای فروش، می‌تواند باعث کاهش اعتبار و اعتماد عمومی به شرکت شود.

• مواردی همچون تغییرات در نرخ سود سهام، می‌تواند به طور مستقیم تاثیری بر روی ارزش شواهد سهم داشته باشد

8- گزارشات صورت سود و زیان

گزارش صورت سود و زیان یکی از اسناد مهم و حسابداری است که در سالانه توسط شرکت ها تهیه می‌شود. این گزارش نشان می‌دهد که شرکت در سال مالی گذشته چقدر سود یا زیان داشته است و از کجا و چگونه به دست آمده است. در ادامه به برخی اطلاعات مهم درباره گزارش صورت سود و زیان اشاره می‌کنیم:

• ترکیب سود و زیان: گزارش صورت سود و زیان شامل سه بخش است، یعنی درآمدها، هزینه‌ها و سود یا زیان. درآمدها به مجموعه درآمدهای شرکت در سال مالی اشاره دارند که ممکن است از فروش کالا و خدمات، سرمایه‌گذاری‌ها و منابع دیگر به دست آمده باشد. هزینه‌ها هم شامل هزینه‌های مربوط به تولید کالا و خدمات، هزینه‌های مدیریتی و تبلیغاتی و ... است. سود یا زیان نیز به تفاوت بین درآمدها و هزینه‌ها در سال مالی اشاره دارد.
• نحوه گزارش‌دهی: گزارش صورت سود و زیان بر اساس استانداردهای حسابداری بین‌المللی تهیه می‌شود و باید با این استانداردها سازگار باشد. این گزارش شامل معرفی شرکت، توضیحات مربوط به درآمدها و هزینه‌ها، گزارش سود یا زیان، اطلاعات مالیاتی و ... است.
• اهمیت گزارش صورت سود و زیان: این گزارش برای سهامداران، سرمایه‌گذاران، بانک‌ها و مراجع مالیاتی بسیار اهمیت دارد، چرا که نشان می‌دهد که شرکت در چه موقعیت مالی قرار دارد.

برای مشاوره رایگان با کارشناسان تماس بگیرید
۰۲۱-۲۶۶۴۲۵۰۹ -  ۰۲۱-۲۶۶۴۲۱۷۸  -  ۰۲۱-۲۶۶۴۲۱۸۹
ارتباط مستقیم با مدیریت
09124090289